Find Arrangementer
Find flere oplevelser

Alt det praktiske

At lave arrangementer kræver masser af planlægning. Det gælder ikke kun i forhold til ide og budget, men også i forhold til den praktiske afvikling af dit arrangement.

Her finder du en oversigt med de meste oplagte praktiske ting, du skal forholde dig til, når du går i gang med et arrangement. Men husk at tænke hele dit arrangement igennem fra a-z. Ikke to arrangementer forløber ens, og derfor vil der altid være forskellige praktiske ting at forholde sig til.

  • Opsætning og nedtagning
  • Strøm     
  • Toiletforhold    
  • Vand    
  • Vagter    
  • Parkering     
  • Affald    
  • Bemanding ved arrangementer     
  • Når arrangementet er slut

 

Opsætning og nedtagning  

Opstilling og nedtagning af udstyr (inkl. hegn, containere, toiletter, og andre ting der leveres af underleverandører), skal foregå inden for den bookede tid. Der kan reserveres ekstra tid til formålet efter aftale med Teknik & Miljø. Afspærringer skal dog fjernes hurtigst muligt efter, at arrangementet er slut.
Du har ret til at råde over det reserverede areal som beskrevet i din tilladelse fra Teknik & Miljø, men politiet, brandvæsenet og Teknik & Miljø skal altid have adgang til kommunens arealer.
Enkelte pladser og torve kan ikke tåle tunge udstyrsbiler, og der skal derfor tages specielle forholdsregler. Dette fremgår tydeligt i den skriftlige godkendelse af arrangementet fra Teknik & Miljø.

Vejle Brandvæsen skal godkende opstillingen og flugtvejene ved større arrangementer, ved brug af forsamlingstelte, indhegninger og ved brug af fyrværkeri. 

 

Strøm  

På flere af Vejle Kommunes torve og pladser er der strømudtag. Om og hvor der findes strøm fremgår på de særskilte oversigtskort, der hænger sammen med ansøgningsskemaerne.

Er du i tvivl om, hvorvidt der er det, som du skal bruge, kan du altid kontakte Teknik & Miljø for yderligere oplysninger.

 

Toiletforhold  

Du skal bruge min. 1 toilet pr. 100 gæster.
Kommunen har kun et begrænset antal offentlige toiletter til rådighed, og det er derfor arrangøren selv, der skal sørge for, at der er det fornødne antal toiletter.

Der findes et antal af forskellige toiletløsninger, og det er derfor en god ide at tage en snak med forskellige underleverandører, der kan hjælpe dig med at finde ud af, hvilken løsning, der passer til dit arrangement. Udgifter til toiletter afholdes af arrangøren selv.


Husk! Personale, der håndterer madvarer, skal have adgang til eget toilet med håndvask.

 

Vand   

På nogle torve og pladser i Vejle Kommune er der adgang til vand fra haner, offentlige toiletter, osv., men det kan være nødvendigt at bestille særskilte vandtanke.

For at få adgang til vand fra offentlige toiletter og haner, skal du kontakte Teknik & Miljø.
Mange allierer sig med en lokal butik eller restauration for at sikre adgang til rent vand hele dagen.


Hvis der arbejdes med fødevarer, skal personalet have adgang til rindende vand.

 

Vagter  

Når du planlægger dit arrangement, bør du overveje,  hvordan du sørger for sikkerheden på stedet.  Ved større arrangementer aftales det med Sydøstjyllands Politi, hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der skal være i forbindelse med arrangementet  - herunder antal sikkerhedsvagter og samaritter.

Det kan også være nødvendigt at skaffe vagtmandskab til at passe på ting, der står på pladsen natten over. Husk, at det er din egen (arrangementets) forsikring, der skal dække eventuelle tab - ikke Vejle Kommune.

 

Parkering  

Der må ikke parkeres privatbiler, udstyrsbiler, mm. på pladser, torve og i parker uden særlig tilladelse. Almindelige parkeringspladser kan ekstraordinært reserveres til udstyrsbiler, kølevogne, mm. efter aftale med Teknik & Miljø.


Hvis der ikke må køre tunge køretøjer på torvet/pladsen, fremgår det af din tilladelse.

Ved større arrangementer bør du fra start have fokus på parkeringsforhold.

  • Hvor kan dine gæster parkere?
  • Skal du have spærret et område af (tal med Sydøstjyllands Politi),
  • hvordan sikrer du at dit arrangement ikke forstyrrer den almindelige trafik i området osv.?

Kontakt evt. hjemmeværnet, som har stor erfaring med at dirigere trafik og styre parkering.

 

Affald  

Både gæsterne og selve arrangementet producerer affald, som du skal sørge for at bortskaffe. Affald må ikke efterlades i sække eller åbne beholdere.

Sørg for løbende at holde pladsen ren, og efterlad den fri for affald og andet svineri - uanset hvordan du fandt den.


Den nemmeste løsning er at holde affaldsmængden nede. Sørg for en pantordning for bægere, flasker, service, osv., og brug miljørigtig emballage. Sørg også for at gæsterne kan komme af med deres affald.


Ved større arrangementer, skal du lave en bindende renholdelsesplan. Ved manglende renholdelse af Vejle Kommunes torve og pladser sendes regningen til arrangøren.


Sortér affaldet. Bestil containere med rigelig plads, og aftal med leverandøren (typisk en vognmand) at få dem tømt mindst en gang om dagen - også i weekenden.


Hvis der er affald tilbage når arrangementet er slut, og den sidste container er tømt, er det arrangørens eget ansvar at køre resterende affald til en af kommunens fire genbrugsstationer. Det må ikke blive stående på pladsen til næste dag.

  • Er du i tvivl om, hvordan du håndterer affaldet under dit arrangementet, så kontakt AffaldGenbrug på 76 81 28 00 eller affaldgenbrug@vejle.dk

 

Bemanding ved arrangementer  

Når du planlægger dit arrangement, bør du overveje, hvordan du sikrer dig, at du har mandskab nok til at hjælpe dig med dit arrangement. Det gælder fra a-z af arrangementet. Har du f. eks hænder nok til oprydning, renholdelse, op- og nedtagning, billetsalg, sikkerhed osv.?


Frivillige organisationer og sportsklubber hjælper ofte gerne til ved store arrangementer til gengæld for f. eks støttekroner. Det kan også betale sig at inddrage erhvervslivet som partnere, fordi de ofte kan stille med arbejdskraft.


Frivillig arbejdskraft sender altid et positivt signal om arrangementet, men er upålidelig. Forvent 20% frafald blandt frivillige, og et varierende engagement.


Giv små godbidder til medhjælperne (f.eks. forfriskninger i dagens løb, tøj og merchandise osv.), men hvis du vil udbetale løn, skal den være seriøs - halvhjertet betaling fører til lavere engagement end slet ingen penge. Sørg altid for at have en lille gruppe problemknusere på stand-by - et hold, der f.eks. kan rydde op, køre bil, yde førstehjælp, ringe til forskellige myndigheder, og lægge penge ud ved uforudsete udgifter.


For at være på den sikre side, kan du købe kerneopgaver så som oprydning, kørsel og vagttjeneste hos professionelle leverandører.

 

Når arrangementet er slut  

Når arrangementet er slut, begynder det store arbejde for arrangørerne.
Som udgangspunkt skal stedet være ryddet og klart til brug samme dag som arrangementet slutter. Oprydning tager altid længere tid end man tror, og afhænger af arbejdskraften og hvor god renholdelse du har haft undervejs. Det kan tage flere dage at rydde op, hvis der ikke planlægges ordentligt.


Aftal at få afhentet toiletter, affald, containere, mm., så det passer med oprydningen.
Køb eventuelt oprydningshjælp fra et professionelt firma eller frivillige organisationer, som f.eks. den lokale sportsklub.

Det er gratis at bruge Vejle Kommunes torve og pladser, men du skal passe på dem. Hvis stedet har taget skade eller ikke er ordentligt ryddet op, bliver det udbedret for din regning - og det kan blive dyrt.


Hold derfor penge i reserve i regnskabet til uforudsete skader, og tag eventuelt en forsikring, der beskytter dig imod uforudsete hændelser.


Ved særligt store arrangementer fører Teknik & Miljø tilsyn ved endt oprydning. Aftal et møde i forvejen, hvis du vil være på forkant med situationen.